Многим предпринимателям знакома ситуация: пришло время оплатить расходы бизнеса, такие как зарплата работникам, налоги и аренда, а имеющихся средств хватит только на аренду. Чтобы оплатить остальные расходы, придётся ждать поступления дополнительных средств. Это означает, что возник кассовый разрыв, и с ним рано или поздно сталкивается практически каждый бизнес.
, где:
Многим предпринимателям знакома ситуация: пришло время оплатить расходы бизнеса, такие как зарплата работникам, налоги и аренда, а имеющихся средств хватит только на аренду. Чтобы оплатить остальные расходы, придётся ждать поступления дополнительных средств. Это означает, что возник кассовый разрыв, и с ним рано или поздно сталкивается практически каждый бизнес.
Кассовые разрывы могут привести к потере сотрудников, не согласных с задержкой заработной платы, штрафам по неуплаченным налогам и другим обязательным платежам, финансовым потерям и ущербу деловой репутации. Поэтому предотвращение кассового разрыва является одной из приоритетных задач для бизнеса любого масштаба.
В статье разберём, как избежать кассового разрыва и грамотно вести финансовое планирование, в том числе с использованием платёжного календаря в Excel.
Подходы, которые помогут избежать кассового разрыва
Избежать кассового разрыва поможет грамотное финансовое планирование. Для этого:
- Ведите точный учёт всех имеющихся денежных средств и ожидаемых поступлений (выручка, дебиторская задолженность, кредит).
- Учтите все текущие и будущие затраты, проанализировав также прошлые периоды.
- Распределите, на какую деятельность будут расходоваться средства (операционную, финансовую и инвестиционную) и определите первоочередные платежи, ранжируйте их по приоритету. К примеру, затраты на операционную деятельность (зарплата, налоги, аренда) необходимо покрыть в первую очередь, а после этого рассмотреть возможность приобретения кофейной машины в офис или модернизацию основных средств (инвестиционная деятельность).
- После этого поместите все собранные данные в одном месте и сопоставьте между собой – это позволит заранее увидеть кассовый разрыв и предпринять необходимые меры, чтобы выйти из ситуации без ущерба (продумать, где взять требуемые средства к этому времени, или какие расходы можно сократить).
Чтобы собрать и проанализировать данные, представив их в системном виде, придется потратить много времени. Мы предлагаем использовать готовое решение – платёжный календарь в Excel.
Независимо от того, работаете ли вы самостоятельно или у вас в компании имеется множество отделов, данный инструмент будет полезен в любой ситуации. Платёжный календарь включает в себя:
- структурированный отчёт с возможностью фильтрации данных по отделам,
- алгоритм для обнаружения кассовых разрывов,
- готовые для заполнения формы по остаткам и движению денежных средств,
- гибкие классификаторы, которые можно настроить в соответствии с особенностями любого типа бизнеса.
Также для профилактики кассового разрыва рекомендуем:
- Составить комфортный график ежемесячных платежей: если в определённые даты (в большинстве случаев — первые числа месяца) нагрузка слишком велика, можно попробовать договориться с контрагентами о смене даты платежей и таким образом снизить нагрузку;
- Управлять дебиторской задолженностью: следует регулярно напоминать контрагентам, покупателям об их задолженности и принимать соответствующие меры для своевременного получения своих средств;
- Стимулировать покупателей к предоплате, предлагая за это небольшие скидки или бесплатную доставку;
- Накопить финансовую подушку, которая поможет в случае форс-мажора (к примеру, при поломке важного оборудования, или отсутствии выручки). Сумму от поступлений, которую сможете откладывать ежемесячно, также можно определить с помощью платёжного календаря.
Способы сбора данных и контроля финансов
- Вручную, либо в excel. Для этого потребуется собрать все поступления и расходы, и рассчитать остаток денежных средств (ОДС) по формуле:
, где:
- ДС — остаток денежных средств на начало расчетного периода (день, неделя, месяц);
- П — все ожидаемые поступления в течение периода;
- Р — все планируемые расходы
Отрицательный результат будет означать наступление кассового разрыва, а значит следует предпринять срочные меры. Чтобы не пропустить кассовый разрыв, обновлять все данные и выполнять расчёт следует как можно чаще, хотя бы несколько раз в месяц. Такой способ достаточно трудоемкий и при этом легко можно допустить ошибку в расчете, забыв учесть некоторые платежи.
- платёжный календарь в Excel – вам потребуется только настроить справочники с учетом вашей деятельности (выбрать из предложенных имеющиеся отделы, статьи доходов и расходов, внести контрагентов) и добавить информацию о будущих платежах, внести текущие остатки. После этого платежный календарь автоматически сформирует отчеты с полным набором аналитических данных, а также определит в какой момент у вас могут возникнуть кассовые разрывы. Автоматически сформированные отчеты помогут оптимизировать управление финансами: сотрудники, которые знают, как движутся денежные потоки в компании, смогут найти способы их оптимизации;
- специализированные сервисы, поддерживающие платёжный календарь. Такие сервисы удобные, но, как правило, предполагают ежемесячную оплату за использование пакета функций, некоторые из которых могут требоваться не всем предпринимателям.
Подведём итоги
Чтобы не попадать в кассовые разрывы, нужно планировать доходы и расходы, и контролировать свои финансы. Сделать это можно в платёжном календаре в Excel, который поможет заранее увидеть возможный кассовый разрыв и предпринять необходимые меры по его предотвращению.
