Что такое платежный календарь, для чего используется и как его вести

Основа любого успешного бизнеса - это финансовая стабильность. Однако несоответствие сроков поступления и расходования денежных средств может приводить к финансовым «дырам» в бюджете, которые грозят кассовыми разрывами и подрывом доверия со стороны партнёров. Чтобы этого избежать, можно использовать простой, но эффективный инструмент планирования - платежный календарь.

Это своеобразная «таблетка» от головной боли для тех, кто хочет оставаться в курсе финансовой ситуации своей компании и без проблем выходить из разных ситуаций даже при нехватке денежных средств.

В статье рассказываем, что такое платежный календарь (payment schedule, payment calendar), как правильно его вести и повысить эффективность управления финансами с помощью готового платёжного календаря в Excel.

Зачем нужен платежный календарь

Платежный календарь — это незаменимый инструмент для управления финансами компании, который помогает поддерживать ликвидность, избегать кассовых разрывов и оптимизировать денежные потоки. Он объединяет всю информацию о предстоящих платежах компании в единую систему.

Главная задача календаря — обеспечить своевременное выполнение всех обязательств без необходимости прибегать к экстренным займам или личным средствам владельцев бизнеса.

Zachem nuzhen platezhnyj kalendar'

Пример из практики: владелец компании по поставке дверей подписал несколько контрактов без предоплаты, рассчитывая на поступления по завершении заказов. В момент оплаты товаров выяснилось, что на счетах недостаточно средств из-за ранее забытых обязательств - зарплата сотрудников в текущем месяце.

С платежным календарем такой проблемы бы не возникло: владелец заранее увидел бы наложение расходов, договорился о предоплате с клиентами или отсрочке платежей с поставщиками.

Как платежный календарь помогает бизнесу?

  • При работе с контрагентами: если клиент просит снижение предоплаты, календарь покажет, насколько это возможно, не создавая риска для компании.
  • При выводе дивидендов: позволяет определить безопасную сумму для вывода средств, не подрывая финансовую устойчивость бизнеса.
  • Для крупных вложений: поможет понять, когда и в каком объеме можно выделить средства на серьезные инвестиции (к примеру, на разработку нового направления бизнеса или покупку оборудования) без ущерба для текущей деятельности.

Использование платежного календаря не только облегчает управление финансами, но и создает уверенность в завтрашнем дне, позволяя компании спокойно работать и развиваться, избегая критических ситуаций, а также формирует репутацию надёжного партнёра, который вовремя рассчитывается по обязательствам. 

Как выглядит платежный календарь

Платежный календарь — это наглядный и структурированный план всех денежных поступлений и расходов компании на определенный период: неделю, месяц или квартал. Он представляет собой таблицу, где фиксируются финансовые операции, их даты и суммы. 

Основные элементы платежного календаря:

  • Поступления. Все денежные поступления: предоплаты, регулярные платежи от клиентов, доходы от основной деятельности и другие источники.
  • Расходы. Все предстоящие обязательства: зарплата, платежи за сырье, материалы и услуги, налоги и кредитные обязательства, аренда и прочие расходы.
  • Остаток средств. Начальный и конечный баланс на каждый день, чтобы видеть реальную картину: хватает ли средств на покрытие текущих расходов. 
primer platezhnogo kalendarya

Как использовать платежный календарь в Excel

Excel — один из самых популярных инструментов для ведения платежного календаря.

Чтобы настроить платежный календарь в Excel:

  1. Создайте таблицу с основными элементами: доходы, расходы, периоды с разбивкой по дням, остатки на начало и конец дня.  
  2. Проставьте формулы, которые будут суммировать все расходы, поступления и формировать финансовый итог. 
  3. Внесите все плановые и регулярные платежи. Если точные суммы пока неизвестны, ориентируйтесь на показатели предыдущих периодов — их можно откорректировать позже.
  4. Обновляйте данные. Регулярно вносите в таблицу фактические доходы и расходы. Это позволит отслеживать отклонения от плана и своевременно принимать меры.

Несмотря на удобство Excel, у такого способа ведения платежного календаря есть недостатки:

  • Ручной расчет остатков. Таблица не может автоматически рассчитать остаток на счете (положительный или отрицательный) для последующих дней, если изменяются данные за предыдущий период. Это требует ручного обновления формул или перерасчета значений, что может занимать много времени, особенно при работе с большим объемом данных.
  • Вероятность ошибок. Неправильно прописанные формулы или пропущенные платежи могут исказить итоговый результат.
  • Ограниченные аналитические возможности. Excel не предоставляет готовых визуализаций, которые позволят анализировать денежные потоки.

Чтобы избежать этих проблем и упростить процесс, можно использовать готовый платежный календарь в Excel. Он уже включает необходимые формулы и визуализации, что значительно упрощает процесс ведения календаря. 

Шаблон позволит:

  • автоматически рассчитывать остатки;
  • визуализировать денежные потоки;
  • быстро адаптировать календарь под любые потребности;
  • легко планировать платежи и управлять графиком оплат.

Как это работает:

Настройте справочники в соответствии с особенностями вашей деятельности и внесите исходные данные в соответствующие строки. После этого система автоматически сформирует отчеты с полным набором аналитических данных. Это позволит быстро увидеть полную картину финансов и заранее определить моменты, когда возможны кассовые разрывы.

Хит продажshablon-platezhnogo-kalendarya-s-grafikami-platezhej-v-excel Быстрый просмотр В корзину

Шаблон платежного календаря с графиками платежей в Excel

Оценка 5.00 из 5 990 ₽ platezhnyj kalendar' v excel

Правила ведения платежного календаря

  1. Планируйте на короткий срок. Это инструмент оперативного планирования, поэтому не стоит составлять календарь на длительный период. Составляйте календарь на 1-2 месяца (в зависимости от размеров бизнеса и объема операций), чтобы избежать множества корректировок и повысить точность данных. 
  2. Максимально детализируйте данные. Для предотвращения отрицательного баланса учитывайте все операции, включая разовые и регулярные расходы, и не округляйте суммы.
  3. Регулярно обновляйте данные. Организуйте процесс так, чтобы данные о движении денежных средств обновлялись не реже одного раза в неделю. Это позволит отражать реальное положение дел в компании и своевременно реагировать на изменения в финансовой ситуации.
  4. Проводите регулярно анализ. После всех обновлений проверяйте, не создают ли они кассовый разрыв. Настройте автоматический расчет сальдо, чтобы видеть остаток на конец дня. 
  5. Разработайте регламент работы с календарем. Для компаний с большим количеством операций полезно утвердить регламент ведения платежного календаря. В нём стоит указать: частоту обновления данных, ответственных за заполнение и контроль, источники получения информации, приоритеты в оплате обязательств, неснижаемый остаток средств, который должен оставаться на счетах, порядок анализа и корректировки данных.
  6. Назначьте ответственного. Чтобы минимизировать ошибки и обеспечить контроль, определите сотрудника, который будет собирать данные и вести календарь. Установите четкие сроки для представления данных.
  7. Проводите план-факторный анализ. Оценивайте исполнение платежей не реже одного раза в неделю. Сравнивайте фактические данные с запланированными, чтобы выявлять отклонения и корректировать планы. Также это позволит выявить огрехи и повысить точность прогнозов на будущее.
  8. Реагируйте на кассовые разрывы. При выявлении проблемных участков, сразу занимайтесь поиском решений (договоритесь об отсрочке платежей, ускорьте поступления от клиентов, привлеките временное финансирование).
kak vesti platezhnyj kalendar'

Итоги

Платежный календарь — это мастхэв для компаний, которые стремятся избегать кассовых разрывов и поддерживать стабильное финансовое положение. Эффективность его использования зависит от грамотной структуры данных и регулярного обновления информации. Чтобы сэкономить время и автоматизировать рутину можно использовать готовый шаблон платежного календаря в Excel. Такой подход сделает управление финансовыми потоками более простым и эффективным, а бизнес — устойчивым к финансовым рискам.

' />
Платежный календарь в Excel: инструмент для планирования и контроля платежей в бизнесе

Что такое платежный календарь, для чего используется и как его вести

Основа любого успешного бизнеса — это финансовая стабильность. Однако несоответствие сроков поступления и расходования денежных средств может приводить к финансовым «дырам» в бюджете, которые грозят кассовыми разрывами и подрывом доверия со стороны партнёров. Чтобы этого избежать, можно использовать простой, но эффективный инструмент планирования — платежный календарь.

Это своеобразная «таблетка» от головной боли для тех, кто хочет оставаться в курсе финансовой ситуации своей компании и без проблем выходить из разных ситуаций даже при нехватке денежных средств.

В статье рассказываем, что такое платежный календарь (payment schedule, payment calendar), как правильно его вести и повысить эффективность управления финансами с помощью готового платёжного календаря в Excel.

Зачем нужен платежный календарь

Платежный календарь — это незаменимый инструмент для управления финансами компании, который помогает поддерживать ликвидность, избегать кассовых разрывов и оптимизировать денежные потоки. Он объединяет всю информацию о предстоящих платежах компании в единую систему.

Главная задача календаря — обеспечить своевременное выполнение всех обязательств без необходимости прибегать к экстренным займам или личным средствам владельцев бизнеса.

Пример из практики: владелец компании по поставке дверей подписал несколько контрактов без предоплаты, рассчитывая на поступления по завершении заказов. В момент оплаты товаров выяснилось, что на счетах недостаточно средств из-за ранее забытых обязательств — зарплата сотрудников в текущем месяце.

С платежным календарем такой проблемы бы не возникло: владелец заранее увидел бы наложение расходов, договорился о предоплате с клиентами или отсрочке платежей с поставщиками.

Как платежный календарь помогает бизнесу?

  • При работе с контрагентами: если клиент просит снижение предоплаты, календарь покажет, насколько это возможно, не создавая риска для компании.
  • При выводе дивидендов: позволяет определить безопасную сумму для вывода средств, не подрывая финансовую устойчивость бизнеса.
  • Для крупных вложений: поможет понять, когда и в каком объеме можно выделить средства на серьезные инвестиции (к примеру, на разработку нового направления бизнеса или покупку оборудования) без ущерба для текущей деятельности.

Использование платежного календаря не только облегчает управление финансами, но и создает уверенность в завтрашнем дне, позволяя компании спокойно работать и развиваться, избегая критических ситуаций, а также формирует репутацию надёжного партнёра, который вовремя рассчитывается по обязательствам. 

Как выглядит платежный календарь

Платежный календарь — это наглядный и структурированный план всех денежных поступлений и расходов компании на определенный период: неделю, месяц или квартал. Он представляет собой таблицу, где фиксируются финансовые операции, их даты и суммы. 

Основные элементы платежного календаря:

  • Поступления. Все денежные поступления: предоплаты, регулярные платежи от клиентов, доходы от основной деятельности и другие источники.
  • Расходы. Все предстоящие обязательства: зарплата, платежи за сырье, материалы и услуги, налоги и кредитные обязательства, аренда и прочие расходы.
  • Остаток средств. Начальный и конечный баланс на каждый день, чтобы видеть реальную картину: хватает ли средств на покрытие текущих расходов. 
Пример платежного календаря в Excel: детализация платежей

Как использовать платежный календарь в Excel

Excel — один из самых популярных инструментов для ведения платежного календаря.

Чтобы настроить платежный календарь в Excel:

  1. Создайте таблицу с основными элементами: доходы, расходы, периоды с разбивкой по дням, остатки на начало и конец дня.  
  2. Проставьте формулы, которые будут суммировать все расходы, поступления и формировать финансовый итог. 
  3. Внесите все плановые и регулярные платежи. Если точные суммы пока неизвестны, ориентируйтесь на показатели предыдущих периодов — их можно откорректировать позже.
  4. Обновляйте данные. Регулярно вносите в таблицу фактические доходы и расходы. Это позволит отслеживать отклонения от плана и своевременно принимать меры.

Несмотря на удобство Excel, у такого способа ведения платежного календаря есть недостатки:

  • Ручной расчет остатков. Таблица не может автоматически рассчитать остаток на счете (положительный или отрицательный) для последующих дней, если изменяются данные за предыдущий период. Это требует ручного обновления формул или перерасчета значений, что может занимать много времени, особенно при работе с большим объемом данных.
  • Вероятность ошибок. Неправильно прописанные формулы или пропущенные платежи могут исказить итоговый результат.
  • Ограниченные аналитические возможности. Excel не предоставляет готовых визуализаций, которые позволят анализировать денежные потоки.

Чтобы избежать этих проблем и упростить процесс, можно использовать готовый платежный календарь в Excel. Он уже включает необходимые формулы и визуализации, что значительно упрощает процесс ведения календаря. 

Шаблон позволит:

  • автоматически рассчитывать остатки;
  • визуализировать денежные потоки;
  • быстро адаптировать календарь под любые потребности;
  • легко планировать платежи и управлять графиком оплат.

Как это работает:

Настройте справочники в соответствии с особенностями вашей деятельности и внесите исходные данные в соответствующие строки. После этого система автоматически сформирует отчеты с полным набором аналитических данных. Это позволит быстро увидеть полную картину финансов и заранее определить моменты, когда возможны кассовые разрывы.

Пример платежного календаря в Excel: общий вид с графиком платежей и остатками

Правила ведения платежного календаря

  1. Планируйте на короткий срок. Это инструмент оперативного планирования, поэтому не стоит составлять календарь на длительный период. Составляйте календарь на 1-2 месяца (в зависимости от размеров бизнеса и объема операций), чтобы избежать множества корректировок и повысить точность данных. 
  2. Максимально детализируйте данные. Для предотвращения отрицательного баланса учитывайте все операции, включая разовые и регулярные расходы, и не округляйте суммы.
  3. Регулярно обновляйте данные. Организуйте процесс так, чтобы данные о движении денежных средств обновлялись не реже одного раза в неделю. Это позволит отражать реальное положение дел в компании и своевременно реагировать на изменения в финансовой ситуации.
  4. Проводите регулярно анализ. После всех обновлений проверяйте, не создают ли они кассовый разрыв. Настройте автоматический расчет сальдо, чтобы видеть остаток на конец дня. 
  5. Разработайте регламент работы с календарем. Для компаний с большим количеством операций полезно утвердить регламент ведения платежного календаря. В нём стоит указать: частоту обновления данных, ответственных за заполнение и контроль, источники получения информации, приоритеты в оплате обязательств, неснижаемый остаток средств, который должен оставаться на счетах, порядок анализа и корректировки данных.
  6. Назначьте ответственного. Чтобы минимизировать ошибки и обеспечить контроль, определите сотрудника, который будет собирать данные и вести календарь. Установите четкие сроки для представления данных.
  7. Проводите план-факторный анализ. Оценивайте исполнение платежей не реже одного раза в неделю. Сравнивайте фактические данные с запланированными, чтобы выявлять отклонения и корректировать планы. Также это позволит выявить огрехи и повысить точность прогнозов на будущее.
  8. Реагируйте на кассовые разрывы. При выявлении проблемных участков, сразу занимайтесь поиском решений (договоритесь об отсрочке платежей, ускорьте поступления от клиентов, привлеките временное финансирование).
Как вести платежный календарь: пошаговая инструкция и примеры

Итоги

Платежный календарь — это мастхэв для компаний, которые стремятся избегать кассовых разрывов и поддерживать стабильное финансовое положение. Эффективность его использования зависит от грамотной структуры данных и регулярного обновления информации. Чтобы сэкономить время и автоматизировать рутину можно использовать готовый шаблон платежного календаря в Excel. Такой подход сделает управление финансовыми потоками более простым и эффективным, а бизнес — устойчивым к финансовым рискам.

Похожие записи

Добавить комментарий