Шаблон таблицы для ведения семейного бюджета в Excel

После скачивания и открытия файла вы попадете на приветственный лист, на котором кратко рассказано, что есть в данном шаблоне, а также указаны ссылки на нашу техническую поддержку. В последствии эту вкладку можно будет скрыть или удалить.

Шаг 1 — заполняем входные данные

Чтобы начать работать, переходим на вкладку «Входные данные» и пошагово заполняем все таблицы. Указываем дату начала. Это может быть сегодняшний день или более ранний период, с которого вы хотели бы начать вести учет. Далее указываем остатки денежных средств на дату, которую вы выбрали в предыдущем шаге, при этом вы можете разбить суммы, либо сделать это одним значением. Если строк не хватает, то вы можете добавить их самостоятельно как показано на видео (данное правило действует ко всем таблицам). Затем указываем наличие текущих долгов, при этом если должны вы, то указываем сумму с минусом, если должны вам, то без него. Если никаких долгов нет, то значения меняем на нули. Далее указываем какие сейчас есть инвестиции и их сумму, это могут быть накопительные или брокерские счета, вклады, стоимость каких-либо проектов, в которые вы вкладываетесь в данный момент и тому подобное. В пятом и шестом шагах определяем справочники для отражения прихода и расхода денежных средств как в исходном примере. Делаем это в удобных для вас категориях и подкатегориях. При необходимости их можно будет изменить. И, наконец, нажимаем на кнопку «Обновить все» на вкладке «Данные» вверху Excel, чтобы таблицы применились к шаблону. Обратите внимание, что первое обновление может длиться около одной минуты.

Дополнительные наименования ниже седьмого шага понадобятся вам позже, пока их можно не трогать.

Шаг 2 — планируем бюджет семьи или личный

Осталось дело за малым. Переходим на вкладку «Бюджет» и заполняем таблицу также, как это сделано в исходном файле. Например, мы начинаем вести учет с 1 января и делаем план на январь. Первым делом указываем дату, при этом это может быть любая дата из месяца планирования (программа сама определяет месяц). Для простоты в примере мы просто указали первое число. Далее выбираем приход или уход денежных средств, а также категорию и подкатегорию в выпадающих списках, которые сформированы в соответствии со справочниками на вкладке «Входные данные». Если вы планируете расходы, то сумму заполняем с минусом, а если доходы, то без минуса. Обратите внимание, что выпадающие списки формируются на основе левого значения. Это означает, что если сначала в направлении выбрано «Приход ДС», то в категории будут доступны только те строки, которые соответствуют приходу денег в справочниках. Такая же логика и с подкатегориями. В исходных данных для примера заполнены бюджеты для трех первых месяцев.

Шаг 3 — ведем учет операций доходов и расходов

Переходим на следующий лист «Журнал операций». Эта таблица фактического прихода и ухода денежных средств. Правила заполнения такие же, как для предыдущей, за исключением нескольких моментов. В поле дата уже ставим именно фактическую дату операции. Например, если пришла зарплата, указываем дату и приход денежных средств, необходимую категорию, подкатегорию и сумму без минуса. В случае если деньги ушли от вас на что-либо (жилье, продукты, связь и так далее), то выбираем «Уход ДС», категорию, подкатегорию и сумму с минусом.

Обращаем внимание, что в этой таблице есть две дополнительных аналитики «Долги» и «Инвестиции». Они очень просты для заполнения: если вы даете кому-либо в долг, то отражаете это следующим образом – в направлении выбираем «Уход ДС» (так как деньги ушли из нашей системы), в категории «Кредиты и займы», в подкатегории «Мы дали в долг», сумма с минусом, а в столбце «Долги» в выпадающем списке соответствующее наименование долга (можете назвать как угодно, чтобы удобнее было следить). Если наименования еще нет, то его можно добавить на вкладке «Входные данные» внизу после 7-го шага. Если нам возвращают долг, то это уже приход денег, та же логика, только подкатегория «Нам вернули долг» и сумма без минуса с указанием наименования. По аналогии можно учитывать инвестиции: если инвестировали куда-либо, то указываем, что деньги ушли, категория «Инвестиции», подкатегория «Инвестировали», сумма с минусом и соответствующее наименование.

После заполнения всех данных нажимаем на кнопку «Обновить все» и получаем готовый результат.

Анализируем графики и диаграммы

На вкладе «Dashboard» вся информация отражена в последовательных блоках. Есть интерактивная временная шкала, которой вы можете воспользоваться, если хотите посмотреть определенный период (месяц, квартал, год и любой другой). Внизу шкалы расположены мини блоки с общими показателями движения денег – сколько денег было на начало, сколько пришло и ушло и какой остаток на конец выбранного периода. Также имеются графики и диаграммы для сравнения плана и факта в разрезе категорий, с помощью которых можно наглядно оценить, что вышло за пределы бюджета и из-за чего образовался дефицит или профицит. На листе вы также найдете блок, отражающий структуру долгов на последнюю дату журнала операций, то есть сводная информация в разрезе наименований сколько должны вы и сколько должны вам. Ниже этого блока имеется график с фильтрами для просмотра информации по выбранной категории или подкатегории в динамике с сопоставлением фактических и плановых значений. По аналогии с долгами есть также блок со структурой инвестиций, в котором можно увидеть сколько денег у вас заложено в те или иные проекты или счета. Переходим к основополагающей диаграмме дашборда, которая показывает рост ваших активов и пассивов в динамике. Наглядно можно увидеть, как меняется структура долгов, инвестиций и наличия денег, при этом ориентируясь на график с расчетом чистых активов – если он растет, то ваше благосостояние улучшается и вы двигаетесь в верном направлении, если падает, то следует обратить внимание на ваши финансы.

Если вы хотите посмотреть информацию глубже, то на вкладке «Детализация» есть сводная таблица, в которой вы сможете детально проанализировать как вы планировали и как по факту двигались деньги в разрезе категорий и подкатегорий. При этом есть возможность управлять полями и строить таблицу в любом формате, который вам необходим.

Такое решение позволит вам в полной мере учитывать и оценивать ваши финансы. На заполнение операций ежедневно уходит примерно 20 минут, при этом всю работу по обработке и консолидации данных шаблон берет на себя, и вы получаете готовый для анализа результат.